De toolkit van een freelance copywriter

Ik ben een freelancer zonder personeel, maar ook de verpersoonlijking van chaos. Dat betekent dus dat ik altijd op zoek ben naar de meest efficiënte, overzichtelijke en handige manier om dingen aan te pakken. Want als ik het alleen met m’n eigen hoofd zou moeten doen, zouden dingen heel snel steil bergaf gaan. Dus heb ik m’n eigen toolkit gebouwd, met software/programma’s/handigheidjes die elkaar netjes aanvullen. Een overzicht, speciaal voor m’n fellow tool-lovers!

Omdat ik erg trots ben op m’n systeempjes, en blij met wat er vandaag de dag allemaal bestaat, deel ik graag m’n toppers met jullie. Is die lijst onveranderlijk? Absoluut niet, ik ben een sucker voor nieuwigheidjes, en dus altijd op zoek naar ander en beter. Is die lijst feilloos? Ook niet, er zijn bijvoorbeeld nog dingen die ik ‘dubbel’ doe (mijn project management & planning overlappen bijvoorbeeld soms), maar het stoort me voorlopig niet, dus ga ik er ook niets aan doen.

Financiën: Google Sheets

Kwestie van het mottigste eerst achter de rug te hebben: de financiën. Ik haat ze, ik heb er bijna nooit zin in, maar ik ben toch altijd blij als alles gebeurd is. Voor mij geen fancy boekhoudprogramma’s, ik hou het simpelweg bij in Google Sheets. Dat heeft verschillende redenen. Met stip op één: ik houd van klooien met tabellen. Echt, er gaat niks (enfin, weinig) boven een cijfertje ingeven op één tabblad en dan op een ander blad, een complete, juiste berekening zien verschijnen die gebaseerd is op dat ene getalletje. Better than sex. Ik weet heel goed dat als de dingen ingewikkelder worden, ik mij toch eens zal moeten gaan verdiepen in échte boekhoudprogramma’s, maar tot die dag is het me and m’n sheet, happy together.

Project management: Notion

Ik heb bijna alles op de markt geprobeerd: Basecamp, ClickUp, Trello… maar Notion is een blijvertje. Simpelweg omdat dat alles kan dat de voorgenoemde tools ook kunnen, maar dan nog veel meer, en nog flexibeler. En, uiteraard, omdat Notion evengoed ‘spelen met tabelletjes’ is. Notion is mijn overzicht van klantenprojecten. Notion is mijn content planning (die mij vandaag vertelde deze blogpost te schrijven, thanks Notion). Notion is mijn verzamelplaats van briefings, interviews en andere handige achtergrondinformatie. Notion is mijn *leven*. En, niet onbelangrijk, Notion is very, very pretty.

Planning: bullet journal

Als Notoir Planner wiens leven in het honderd loopt (lees: vergeten te koken, vergeten buiten te komen, vergeten wat nu überhaupt weer mijn job is) als er niets op papier staat, is mijn planning heilig. Tot voor kort gebruikte ik daarvoor – wait for it – een planner, en dat beviel prima, maar sinds een paar maanden ben ik overgeschakeld op een bullet journal. Waarom? Omdat ik nu alle vrijheid heb om te experimenteren met manieren van plannen (moet ik echt alles tot op het uur uitplannen of volstaat het om m’n to do’s per dag op te lijsten? Waar bewaar ik best de to do’s die nog in m’n hoofd maar niet in de planning zitten? Hoe houd ik bij wat ik wil eten en wanneer ik dat best klaarmaak?). Omdat ik het ook leuk vind om andere dingen bij te houden die niet in een standaardplanner zitten (hoeveel slaap ik, hoe gestresseerd voel ik mij en hoe slechtgezind word ik daarvan, bijvoorbeeld). En, last but not least, omdat ik van m’n therapie uit ook geregeld lijstjes en scores moet bijhouden die je niet in een basis-Hema-planner vindt.

Met een bullet journal deel je zelf de hele reutemeteut in, wat dus voor maximale flexibiliteit (en een tikkeltje verplichte creativiteit) zorgt. Het is iets meer werk dan een voorgedrukte planner, maar ik stop er graag m’n tijd in.

Social media planning: Planoly

Eerlijk is eerlijk, voor dit deel van de business heb ik maar twee apps geprobeerd: Later en Planoly. En ik heb geen idee meer waarom ik ben blijven plakken bij Planoly. Het helpt ook dat ik op dit vlak weinig tot geen eisen heb: ik plan m’n Instagram-posts en captions in, maar daar houdt het op, want ik post ze handmatig. En dat lukt prima met Planoly.

Time tracking: Clockify

Met Clockify houd ik bij hoeveel tijd ik kwijt ben aan bepaalde klanten/projecten/taken. Handig, gratis en makkelijk te gebruiken in combinatie met Notion. Verkocht!

Mail, kalender, videocalls: Google

Ik begon met een gratis GSuite-account, maar ben voor een upgrade gegaan om makkelijk mijn videogesprekken te kunnen opnemen. Hoewel de meerderheid van de mensen lijkt te werken met Zoom of Teams (te horen aan de “wow ik werk nooit met Google Meet”’s die ik te horen krijg tijdens m’n interviews), ben ik megacontent van mijn Google-mogelijkheden.

Notities: GoodNotes

Ik ben heel lang een notitieboek-persoon geweest, en tot op zekere hoogte ben ik dat nog steeds. Maar voor belangrijke notities die bij grotere projecten horen, experimenteer ik tegenwoordig met GoodNotes op de iPad. Want, je raadt het nooit, die kan ik makkelijk in m’n Notion plakken, waardoor ik alle informatie op 1 centrale plek heb. Handig? Handig. En het voelt ook gewoon bijzonder professioneel, zo met een iPad rondhossen.

Ook voor in-person interviews neig ik naar digitaal noteren tegenwoordig, sinds ik vorige maand in de winderige West-Vlaamse velden met een notitieboekje, dictafoon en pen stond te goochelen, en als gevolg daarvan bijna het geheel van hulpmiddelen + mezelf de modder in pleurde. Dan is het handig als je gewoon 1 toestel hebt dat alles tegelijk kan en niet dichtwaait, lijkt me.

Actual writing: Google Docs

En dan zijn we bij m’n core business aangekomen: het schrijven op zich. Dat doe ik al sinds het begin trouw in Google Docs. Ik had geen zin om te betalen voor Word, omdat ik de meerwaarde ervan niet zag, en tot op heden vind ik dat nog steeds. Google Docs is makkelijk te delen met opdrachtgevers, wat feedbackrondes (soms ;-)) behoorlijk efficiënt maakt, en verder hoeft een schrijfprogramma voor mij niet veel meer te hebben dan de mogelijkheid om – surprise surprise – teksten uit te typen en af en toe wat titeltjes in te voegen. En dat kan Google Docs gewoon.

En dan zijn we bij het einde van mijn (verrassend uitgebreide) toolkit aangekomen. Behalve nog een resem aan grafische programma’s (Affinity, Canva, Procreate, Clip Studio) die ik afwisselend gebruik om mijn Instagram-pagina mee up te spicen. Maar da’s voer voor nog een volledig andere blogpost.

Terug naar de website.

Meer copywriter-content? Volg me ook op Instagram!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *