Bestel nu je blogpost en krijg ‘m morgen in je brievenbus! Vraag binnen dit en een uur je webcopy aan, en ga morgen live! Content op maat: voor 22.00u besteld, morgen in huis!
Nog nooit gezien? Klopt. Omdat dat niet is hoe het werkt. Mocht het kunnen, ik zou met plezier de Bol.com van de copywriters worden, al helemaal als ik er de omzetcijfers bij krijg. Maar helaas kost het meer tijd om een stukje persoonlijke tekst in elkaar te boksen dan om een random wc-borstel uit een magazijn te halen, in een busje te laden en tot bij je voordeur te rijden. Ja, zelfs als je daarvoor de Antwerpse ring moet trotseren.
Was het maar alleen schrijven …
Het schrijven zelf kan snel gaan. Als ik in the zone zit, en ik heb alle informatie die ik nodig heb, schrijf ik aan de snelheid van het licht. Daar zit dus het probleem niet. Het probleem zit ‘m in het verkrijgen van al die informatie – en dus ook in de communicatie die daarvoor nodig is. Maar geen nood, dat probleem hoeft helemaal geen probleem te worden, als de verwachtingen maar goed zitten en de afspraken duidelijk zijn.
Dus breek ik graag het hele proces voor je in stukjes. Zo weet jij wat te verwachten van je favoriete freelancer, en hoeft die persoon zich niet in honderd bochten te wringen om toch maar binnen de te krappe timing van diens favoriete opdrachtgever te kunnen opleveren.
De timeline van een copyproject
Stap 1: de kennismaking
Je googelt “freelance copywriter”, belt het nummer op de eerste de beste website en voilà, it’s a match! Nope. Niet elke copywriter is de juiste copywriter voor jou, net zoals niet elke opdrachtgever de juiste opdrachtgever voor mij is. Ik heb al samenwerkingen geweigerd voor talloze redenen: onderwerpen die te ver van mijn bed liggen, budgetten die overeenkomen met de kwaliteit die ik wil leveren, een manier van werken die niet matcht met hoe ik het best presteer … Enfin, er zijn genoeg gevallen waarin het voor beide partijen beter is om partners te zoeken die beter bij hen passen. Een Bumble voor copywriters, het zou nog niet zo’n slecht idee zijn.
De eerste stap van een succesvolle samenwerking is dus een kennismaking. Daarin leer je elkaar kennen, en spreek je de grote lijnen van het project door. Liggen de tarieven en budgetten op dezelfde lijn? Wat zijn je doelen en hoe wil je die bereiken? Hoe ziet je publiek eruit? Wanneer vallen de deadlines? Is er eigen research nodig, of worden alle bronnen voorzien?
Hoelang duurt dat? Een uurtje of minder zou genoeg moeten zijn om te weten of je met een persoon in zee wil of niet. Heb je meer overtuigingsmateriaal nodig, kan je altijd aan de copywriter in kwestie vragen of ze wat van hun werk kunnen sturen, zodat je zeker weet dat ze zonder dt-fouten kunnen schrijven.
Stap 2: een voorstel
Nu duidelijk is geworden wat je zoekt, ligt de bal in het kamp van de copywriter. Met de nodige snacks bij de hand neemt die even de tijd om te overpeinzen wat je verwacht en wat je daarvoor wil geven, en in ruil daarvoor krijg je een concreet voorstel terug.
Hoelang duurt dat? Reken toch minimum twee dagen om alles even te laten bezinken en een concreet voorstel samen te stellen. Daarna is het aan jou om te antwoorden met ‘YES, LET’S GO!’ of ‘Oei, kunnen we daar nog iets aan veranderen?’. Kleine pro-tip vanwege mijn Imposter-syndrome: wacht daar niet te lang mee, en als je toch meer tijd nodig hebt, laat dat dan gewoon weten aan de copywriter in kwestie. Dat bespaart ons alweer wat slapeloze nachten.
Stap 3: de voorbereiding
Soms is stap drie de briefing, maar in veel gevallen is er ook nog een tussenstap, en dan moet jij, ja jij, de opdrachtgever, aan de bak. Wat dacht je nu, dat je goede content kreeg door gewoon een bestelling te plaatsen en achterover te leunen? Ik zei al dat we Bol.com niet zijn. Geen nood, de opdracht die je krijgt is niet moeilijk. We verwachten van jou dat jij de briefing al voorbereidt, misschien zelfs aan de hand van een handig documentje dat je van je copywriter krijgt – we zijn de slechtste nog niet.
We hebben allemaal wel eens met onze pet naar huiswerk gesmeten en ik wéét dat de verleiding groot is om dat ook hier te doen. Tenslotte betaal jij de copywriter om te werken en niet andersom. Maar hoe beter jij voorbereid bent op de briefing, hoe beter, vlotter en sneller jouw copywriter kan werken (en hoe minder het jou dus uiteindelijk zal kosten). Het is dus écht in je eigen voordeel om hier wat tijd in te stoppen.
Hoelang duurt dat? Geef jezelf een paar uur de tijd om je echt af te vragen wat je wil vertellen en op welke manier je dat wil overbrengen. Het zal renderen, beloofd!
Stap 4: de briefing
Again: soms zijn stap 3 en 4 samen te voegen. Dat hangt af van het project, je copywriter en van jou. Werken jullie al jaar en dag samen, dan is de voorbereiding waarschijnlijk minder uitgebreid. Dat is nog een reden om de perfecte copywriter voor jou te zoeken trouwens, hoe langer je samen blijft werken, hoe minder woorden er nodig zijn.
De briefing is de belangrijkste stap van allemaal. Serieus. Bespaar nooit – nooit – nooit op de briefing. De tijd die je erin stopt, krijg je gegarandeerd in meervoud terug, omdat het project vlotter verloopt dan je ooit had durven dromen.
Tijdens een briefing stelt de copywriter de vragen. Be prepared, want we halen je de pieren uit je neus – zeker als je dat zelf nog niet hebt gedaan tijdens een eventuele voorbereiding. Niet alleen willen we weten wat je wil vertellen, we willen ook weten wie je bent, wie je lezers zijn, en wat die eigenlijk willen, in het leven en van jou. Daarnaast horen we uiteraard ook graag alles over eventuele office pets, persoonlijke afkeren en je lievelingseten. Oversharen bestaat niet tijdens een copy-briefing.
Na die briefing heeft de copywriter alle kennis die nodig is om van start te gaan, en weet jij wat de volgende stappen zijn en wanneer je een eerste versie kan verwachten.
Hoelang duurt dat? Geef je copywriter de tijd om de voorbereiding door te nemen om zichzelf zo ook voor te bereiden (volg je nog?). Dat betekent: alsjeblieft niet de ochtend van de meeting in onze mailbox sliden met je input. Een dag voorbereiding is fijn (en nodig). Voor de briefing zelf reken je best ook minimaal een uur. Gaat het om een gigantisch project, dan kan dat wat meer zijn. Geen zorgen, we nemen er een drankje en wat snacks bij, het wordt het gezelligste deel van je werkdag.
Stap 5: leun achterover en wacht. Geduldig, als het even kan.
Dit is het moment waarop je hebt gewacht. Je freelancer gaat aan de slag, en jij hoeft nu niets meer te doen. Behalve wachten, en dat doe je geduldig. Geen nieuws is goed nieuws, dus je mag er vanuit gaan dat de deadline gehaald wordt. Nee, je hoeft niet elke dag te mailen hoe het gaat, daar heb je helemaal geen tijd voor. Bovendien is er een planning, en heeft het geen zin om daarop vooruit te lopen. Nog een kleine pro-tip: als je je content in de ochtend verwacht, leg je de deadline beter de dag ervoor. Goede afspraken, goede vrienden enzovoorts, enzoverder.
Tijd nodig? Je copywriter zal je eerlijk vertellen hoeveel tijd er nodig is om een bepaald project af te krijgen. Geloof de copywriter. En geen zorgen, het is niet omdat die verrekte schrijver zegt vijf dagen nodig te hebben, dat je ook vijf volle dagen moet gaan betalen. Soms heeft iets tijd nodig om te rijpen. Ik lever bijvoorbeeld nooit een project op, op dezelfde dag als ik eraan gestart ben. Kaas, wijn, copy: ze hebben allemaal wat tijd nodig om van goed naar fantastisch te gaan.
Stap 6: you’ve got mail!
Het is er! Het zit in je inbox! Snel! Je eigen, persoonlijke, zorgvuldig geschreven stukje content, klaar om al je klanten en sympathisanten te veroveren. En? Wat denk je? Nee. Stop. Niet elke brain fart rechtstreeks naar de inbox van je copywriter katapulteren. Neem je tijd. De eerste feedbackronde is er voor de grote bouwstenen. Wat vind je van de structuur? De tone-of-voice? Klinkt het als jou, of is het toch niet wat je verwacht had?
Dit is ook het moment om je collega’s bij het project te betrekken (tenzij ze er écht niets mee te maken hebben). Zij kennen je klanten ook, en misschien wel op een andere manier dan jij. Als iedereen zijn zegje heeft gedaan, bundel je de feedback, en kan je terugkoppelen naar de copywriter. Het is heel moeilijk om constructief aan de slag te gaan als je mailbox overspoeld wordt door aparte mailtjes van project managers, marketeers en CEO’s. Steek dus de koppen even samen, voor je op ‘verzenden’ klikt.
Hoelang duurt dat? Uiteraard kan je de tijd nemen om te feedbacken. Alsjeblieft, neem je tijd om te feedbacken. Wacht op je collega’s, slaap er (samen of apart, up to you) een nachtje over. Maarrrr … let er ook op dat er nog voldoende tijd is voor de uiteindelijke deadline. Stuur dus niet je feedback ’s ochtends als je ’s avonds nog een tweede versie verwacht (tenzij het gaat om feedback van het genre “wow, top, love it, niks aan veranderen”, daar mag je je copywriter zelfs voor uit bed bellen).
Stap 7 (als je twee feedbackrondes hebt afgesproken, zo niet, ga naar stap 8): de tweede ronde!
Als je copywriter de feedback heeft, kan die opnieuw aan de slag. Schrijven, schaven, schrappen tot het geheel nog beter bij jou past. Als de tekst af is, komt die weer jouw richting uit en dan kan je beginnen kijken naar de details. De structuur en grote lijnen zijn vastgelegd tijdens de vorige feedbackronde, dus die zouden ondertussen goed moeten zitten. Nu gaat het om vaktermen die niet helemaal juist gebruikt worden, woorden die je nog net even anders wil… Neem ook hier je tijd voor, want dit is (meestal) je laatste kans om je zegje te doen.
Hoelang duurt dat? Hoe lang deze fase duurt, is afhankelijk van hoe het project verloopt, maar reken altijd op enkele dagen tussen de verschillende stappen. Dit is ook het moment om je oorspronkelijke planning er even bij te nemen: liggen we nog op schema? Top. Is er al wat vertraging, moeten we op zoek naar nieuwe afspraken. Want in dat geval is de kans groot dat er aan beide kanten tussen bijna-volle agenda’s gewerkt moet worden, en dat lukt alleen met wederzijds begrip en goede communicatie.
Stap 8: de finishing touch
Na die laatste feedbackronde is de eindmeet in zicht. Je copywriter legt de laatste hand aan je project, voor het netjes op tijd in je mailbox te droppen. Done!
En daarna?
Als het gaat om een gigantisch project, is het misschien interessant om een evaluatiemoment in te bouwen, zodat je de volgende keer nog vlotter samenwerkt. Is dat niet het geval, mag je je copywriter altijd laten weten hoe je de samenwerking ervaren hebt. Wij freelancers hebben geen jaarlijkse evaluatiegesprekken (want tegenover jezelf aan een tafel gaan zitten is lastig), dus elke feedback is welkom!
Heb je al eerder met mij samengewerkt en is dat meegevallen? Dan mag je mij dat altijd laten weten!
Volg mij ook op Instagram voor nog meer tips, tricks en #freelanceflaters